Großevents nachhaltig organisieren: Kirchentag in Nürnberg

Für das Projektteam der NürnbergMesse war beim Deutschen Evangelischen Kirchentag 2023 vieles anders. Die Dimensionen des Großevents, die Vielfalt der Teilnehmer und die Unterstützung durch rund 4.000 freiwillige Helfer unterschieden den Kirchentag deutlich von den Fachmessen, die das Team üblicherweise organisiert. „Menschen auf Picknickdecken im Messepark und spielende Kinder im Eingang Mitte sind für unsere Veranstaltungen eher untypisch“, erinnert sich Sybille Hergenröther, Managerin Gastmessen & Convention Center bei der NürnbergMesse und eine von drei Projektleiterinnen für den Kirchentag. „Es war ein wunderschönes, buntes und ganz fröhliches Event, wie ich es in meinen 24 Jahren Erfahrung im Veranstaltungsgeschäft noch nicht erlebt habe.“

Das Team an Technikern und Servicepartnern der NürnbergMesse nahm die Herausforderung Kirchentag voll an: „Da zeigte sich der Wille, Dinge anzugehen, sich auf Neues einzulassen, über alle hierarchischen Ebenen hinweg und zu jedem Zeitpunkt“, sagt Janine Rolfsmeyer, Vorstand Organisation beim Kirchentag, „das zeugt von Flexibilität im Kopf und auf dem Gelände“. Schnelles Handeln und Umorganisieren in einer Ausnahmesituation war schon am ersten Tag wegen eines Sturms mit Starkregen und Hagel notwendig. „Da bewährte sich das Konzept der kurzen Wege auf unserem Messegelände“, sagt Marcus Körnbach, seit 16 Jahren Veranstaltungstechniker bei der NürnbergMesse. „Die Unwetterwarnung und die schnelle Sicherung der Besucher haben perfekt funktioniert - und selbst der Rasen im Messepark war an den folgenden Tagen wieder problemlos begehbar.“

Jan Gerrit Ebener, zuständiger Bereichsleiter für Gastveranstaltungen und Kongresse, weiß: „Flexibilität ist das A und O, sonst kann man in der Veranstaltungsbranche nicht bestehen.“ Das bedeutet, bei Unvorhergesehenem rasch reagieren, auf allen Kanälen klar kommunizieren und unter Druck Lösungen finden. Dazu gehört auch Durchhaltevermögen wie bei der Anbahnung der Akquisition des Kirchentags. „Die ersten Kontakte mit dem Veranstalter fanden bereits 2016/2017 statt, intensivere Gespräche gab es dann beim Kirchentag 2019 in Dortmund“, schildert Ebener. Die Anforderungen des Großevents waren Flexibilität, in unterschiedlichen Szenarien planen zu können. Der Messemanager erinnert sich: „Insgesamt gab es rund ein Dutzend Aktualisierungen unseres Angebotes. Dabei war die Zusammenarbeit jederzeit geprägt von Partnerschaft und Handeln auf Augenhöhe.“

Die Stadt Nürnberg bekam schließlich den Zuschlag für die Durchführung des 38. Deutschen Evangelischen Kirchentags 2023 - zum zweiten Mal nach 1979. Entscheidend dafür waren auch nachhaltige Gesichtspunkte. Der Deutsche Evangelische Kirchentag war 2007 die erste Großveranstaltung, die sich über das europäische Eco-Management and Auditing Scheme (EMAS) zertifizieren ließ. Die NürnbergMesse sammelte in dieser Hinsicht Pluspunkte unter anderem mit ihrer guten Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel, ihrer Erfahrung mit anderen Fachmessen zum Thema Nachhaltigkeit, etwa der BIOFACH, sowie der Möglichkeit, Fahrradkuriere und Lastenfahrräder auf dem Gelände einzusetzen.

„Wir mussten nicht neu anfangen“, erklärt Janine Rolfsmeyer, „sondern konnten vom Know-how der NürnbergMesse profitieren.“ Orientiert an den Nachhaltigkeitszielen der Vereinten Nationen (17 SDG) ist die NürnbergMesse in dieser Hinsicht gut aufgestellt. Beeindruckt war das Organisationsteam des Kirchentags vom Lüftungs- und Klimatisierungskonzept in den Hallen, dem nachhaltigem Energiemanagement, das 100 Prozent Öko-Strom verwendet und auch ökologisch gereinigt wird. Für ihr langjähriges Engagement in Sachen Nachhaltigkeit ist die internationale Messegesellschaft erst jüngst für den Deutschen Nachhaltigkeitspreis 2023 nominiert worden.

Den partnerschaftlichen Ansatz der NürnbergMesse bei der Durchführung von Gastveranstaltungen hebt Sybille Hergenröther hervor: „Wir versuchen immer, gemeinsam mit dem Veranstalter die für ihn beste Lösung zu finden.“ So war es auch kein Problem, dass der Kirchentag sein Durchführungslager auf dem Gelände schon vier Wochen vor der Veranstaltung beziehen konnte.

Diesen guten Draht zueinander hatten die beiden Orga-Teams von Kirchentag und NürnbergMesse von Anfang an. Anders ist ein solches Großevent, bei dem zu Spitzenzeiten bis zu 300 Techniker, Sicherheits- und Reinigungskräfte, Caterer und andere Servicepartner gesteuert und beauftragt werden müssen, kaum zu organisieren. Aus ihrer langjährigen Erfahrung weiß Sybille Hergenröther: „Wir am Messeplatz Nürnberg haben das große Glück, dass wir sehr zuverlässige und loyale Servicepartner haben, die auch mal für uns in die Bresche springen. Eines ist ganz klar: Das Ganze funktioniert nur, wenn alle Rädchen ineinandergreifen - und das tun sie bei uns.“