Visionen für die Kongresse der Zukunft

Der „Future Meeting Space“ ist ein Innovationsprojekt des GCB German Convention Bureau e.V. gemeinsam mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO. Seit 2015 entwickelt es Visionen dafür, wie sich Menschen in Zukunft treffen werden. 2021 widmete es sich dem sich verändernden Ökosystem von Veranstaltungen.

Die NürnbergMesse hat zusammen mit der CTZ Congress- und Tourismuszentrale Nürnberg im Rahmen der Kooperation NürnbergConvention als aktiver Forschungspartner teilgenommen. „Es ist sinnvoll, sich frühzeitig und proaktiv mit beobachteten Trends zu beschäftigen und zu prüfen, inwieweit dies Auswirkungen für Locations, Veranstalter und Konzepte hat“, sagt Dr. Julia Hauser, Referentin der Geschäftsleitung im Bereich Gastveranstaltungen und Kongresse. Und Kristina Kastelan, die bei der CTZ für NürnbergConvention und das Kongressmarketing verantwortlich ist, ergänzt: „Durch branchenübergreifende Best-Practice-Beispiele und den Zugang zu Locations und Experten aus verschiedenen Bereichen erhielten wir wertvolle Denkanstöße für die zukünftige Ausrichtung der Destination.“

Die Vorteile des „Future Meeting Space“ liegen auf der Hand, in den aktuellen Forschungsergebnissen der Studie werden drei zentrale Zukunfts-Szenarien skizziert, die auf Veranstalter zukommen werden.

„Green and aware“ war unter den drei Szenarien der Favorit bei den interaktiven Teilnehmern an der digitalen Abschlussveranstaltung des Projekts. Nachhaltigkeit als Leitmotiv des Handelns einer „net zero society“, die grün und bewusst denkt. In diesem Szenario werden Veranstaltungen ressourcenschonend und gesundheitsbewusst ausgelegt, Flächen mit neuen Konzepten und Technologien effizient genutzt und Außenräume erobert. Alles ist denkbar, vom Catering mit regionalen und saisonalen Produkten bis zum „urban farming“ als neue Nutzung von Teilen einer Halle. Dabei sind neue Kompetenzen gefragt: ein Nachhaltigkeitsmanager etwa. Wohlfühlen und ein gutes Gewissen haben – zwei unschlagbare Argumente für Veranstaltungsbesucher.

„Tried and trusted“ – das Vertrauen ins Erprobte erlebt eine Renaissance. Klassische Formate mit hohem Informationswert finden in Allround-Gebäuden statt, Netzwerken mit digitalen Tools ist selbstverständlich, das Sicherheitsbedürfnis wird unterstützt durch Monitoring und Regelung der Besucherströme. Bei diesem Modell steht der physische Teilnehmer im Mittelpunkt des Events. Dadurch wird eine Atmosphäre der Klub-Mentalität und Exklusivität geschaffen und beim Besucher entsteht das Gefühl eines einzigartigen Erlebnisses.

„Diverse and flexible“ ist der Gegenentwurf zu „Tried and trusted“. Hier wird die Veranstaltungslandschaft vielfältiger: Es gibt physische und virtuelle Speaker aus der ganzen Welt, hybride Mischmodelle haben Konjunktur, die globale Community wächst zusammen. Events werden zur Spielwiese für Menschen mit hoher digitaler Kompetenz, die ein Gespür dafür haben, wie unterschiedliche Kulturen ticken. Bei den Locations sind auch kleinere Orte im städtebaulichen Kontext möglich, bis hin zum Café oder Restaurant, das als Veranstaltungsraum zwischengenutzt wird. Was Veranstaltungen für Besucher attraktiv macht, sind die Authentizität des Ortes und das einzigartige Erlebnis.

Die Ergebnisse der Studie und die Erfahrungen aus der Pandemie münden bei den Veranstaltern in einen Lernprozess. „Es ist notwendig, die richtige Balance zwischen Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an sich wandelnde Gegebenheiten sowie Stärkung der eigenen Kernkompetenzen zu finden“, resümiert Hauser. „Daher ist es wichtig, im engen Austausch mit unseren Kunden zu stehen, Plattformen für deren Anforderungen zu gestalten und somit die richtigen Weichen für eine erfolgreiche Zukunft zu stellen.“

Für Kristina Kastelan ergeben sich drei Lehren: „Erstens ist eine Auseinandersetzung mit allen Szenarien nötig, um innovationsfähig und zukunftsorientiert agieren zu können. Bestenfalls bereitet sich jede Destination auf das Szenario vor, welches am besten zum eigenen Profil und den Kernkompetenzen passt. Zweitens braucht es dementsprechend authentische (Veranstaltungs-)Orte. Die Veranstaltungen sollten idealerweise enger mit der Stadt verbunden sein. Drittens sind Allianzen wichtig, das heißt, es müssen neue interdisziplinäre und organisationsübergreifende Institutionen und Arbeitskreise etabliert werden, um ganzheitlich als Destination Lösungen zu entwickeln.“

NürnbergMesse und CTZ werden auch an der nächsten Forschungsphase 2022 teilnehmen: Unter dem Motto „Redefining Event Attendance"  wird es um die Definition von Veranstaltungsbesuchen gehen. Besonderer Fokus liegt dabei auf Motiven und Reisemustern von Kongress-Teilnehmerinnen und -Teilnehmern in der hybriden Welt aus Online- und Live-Events.